Una técnica de productividad que me sorprendió por su sencillez de planteamiento y facilidad de obtener resultados es la Pomodoro Technique. Os comento un breve repaso de esta técnica.
Idea base
El funcionamiento no puede ser más simple: trabajar en una sóla tarea durante veinticinco minutos y luego descansar cinco antes de acometer otro periodo de veinticinco minutos.La idea es focalizar nuestra energía en breves periodos evitando todo tipo de interrupciones; como los periodos son breves podemos, con algo de práctica, ser capaces de aprovecharlos de manera total.
Material necesario
El nombre viene de su desarrollo con un temporizador de cocina con forma de tomate y tiene como caraterística base no necesitar ninguna tecnología para llevarla a cabo. Sólo es imprescidible tener papel, lápiz y un temporizador / reloj de cocinar / cronómetro.Funcionamiento
Antes de empezar a trabajar tendremos una lista corta de las tareas que deseamos realizar. Como en todas las técnicas similares deberemos ser lo más realistas posible con la selección de este conjunto de tareas porque aunque el tiempo sea relativo (gracias Albert) eso es una cosa y otra el optimismo intrínseco del ser humano que modela el tiempo como si fuese chicle.
Tras elegir una tarea nos dedicaremos a ella durante un periodo de trabajo y realizaremos anotaciones con cada una de las interrupciones que se produzcan. Si son exteriores sólo las indicaremos pero si son propias las gestionaremos en el menor tiempo posible para procrastinar lo menos posible; si nos acordamos de algo que hacer lo añadimos a la lista de cosas pendientes y en el descanso decidiremos si se hace en el próximo periodo o ni siquiera se hace hoy. No hay nada como ponerte con algo para que de pronto tu cerebro empiece a rebuscar cosas que hacer para tener cien razones de abandonarla y cambiar a otra cosa; hay mucha literatura sobre como reducir las interrupciones y no voy a abundar sobre ello más que recordar dos reglas de oro "desconexión y educación".
Terminado el periodo intentaremos en los cinco minutos alejarnos lo más posible de lo que estábamos haciendo, podemos aprovechar para escribir el correo tan urgente que teníamos pendiente, revisar el tiempo previsto o ir a picar algo. Lo fundamental es cambiar y despejarse al máximo. Cada cuatro periodos de esfuerzo se realiza un descanso grande de unos 30 minutos para descompresión.
La técnica propone el llevar la cuenta de cuantos pommodoros nos cuesta una tarea, los que se cancelan, ya sea por que el número de interrupciones es excesivo o por urgencias sobrevenidas, y las interrupciones que se provocan. Esta "contabilidad" nos dará
- una retroalimentación para estimar las tareas futuras
- un refuerzo de la mejora que vamos logrando
Utilidad y reflexiones
Cuando cuento esta técnica a chavales, reyes absolutos de despistarse en mil cosas, con la idea de que la usen para estudiar siempre les propongo que intenten empezar por periodos de diez minutos y luego vayan incrementando el tiempo en bloques de cinco minutos. Aunque parezca que 10 minutos es poco tiempo supondría aprovechar el 66% del total de tiempo de trabajo y me conozco a más de uno que aumentaría su rendimiento de forma exponencial con ese porcentaje.Evidentemente que en estos tiempos hipertecnológicos hay programas para cualquier plataforma (desde Android a OSX) que nos llevan el control del tiempo y las estadísticas pero que no son en absoluto imprescindibles.
Siempre que hablo de productividad hago hincapié en que la idea no es trabajar más tiempo sino hacer más durante el tiempo que nos dediquemos a trabajar, lo que puede proporcionarnos más tareas realizadas o hacer un número de tareas en menos tiempo.
Para aquellos que conozcan las metodologías ágiles verán la similitud con un conjunto de sprints; yo diría que un sprint se divide en días y un día en pomodoros.
¿Realmente vale para algo? ¿Lo necesito? Posiblemente si eres alguien con varios años de trabajo a las espaldas pues no te será necesario que te ayuden a estar concentrado en una tarea media hora.
Otra cosa es que necesitemos acostumbrarnos a no desviarnos de lo fundamental de aquello que estamos haciendo; empezamos a corregir un error y nos pegamos 4 horas cambiando el color del fondo del botón una vez arreglado.
Y otro "pecado" del trabajador experimentado es que no sabemos desconectar y pegarnos 5 horas seguidas con algo muchas veces nos impide ver otras opciones; en eso puede ayudar.
De todas formas creo que puede ser muy útil cuando no se tiene el hábito de trabajar o las hormonas provocan una dispersión infinita.
Resumiendo una técnica con reglas sencillas y objetivos simples que es fácil de llevar a cabo, espero que vuestra productividad mejore.
Para más información:
- http://www.martinalaimo.com/es/2009/06/la-tecnica-pomodoro/
- http://es.wikipedia.org/wiki/Técnica_Pomodoro
- http://www.lifehack.org/articles/productivity/the-pomodoro-technique-is-it-right-for-you.html
